Zaman çizelgelerinin ve zaman takibinin işinize neler katabileceğini öğrenmek ister misiniz? Başlamanız için gerekli tüm bilgiler burada.
Zaman çizelgesi, işinizle ilgili çalıştığınız zamanın kaydını tutmanızı sağlayan fiziksel ya da yazılımsal bir çizelgedir. Herhangi bir proje ya da görevle ilgili harcadığınız zamanı kayıt etmenize vesile olur. Firmalar, zaman çizelgesini müşteri aktiviteleri ile ilgili harcadıkları zamanın kaydını tutmak için kullanır. Bu kayıt bir kağıt, çizelge ya da bir bulut yazılım platformu üzerinde tutulabilir.
Neden zaman çizelgesine ihtiyaç duyarsınız?
Zaman girişi, zaman çizelgesinde belirli bir proje ya da görevle ilgili çalışan personelin kayıt ettiği süreyi belirtir. Zaman çizelgesi, bir çalışanın işe başladığı ve bitirdiği zamanı, verdiği mola ya da araları takip ederek, çalışanların günlük, haftalık ya da aylık hak edişlerinin hesap edilmesinde kullanılır.
Zaman çizelgesini proje bazlı işlerde de kullanabilirsiniz. Ekibinizin günlük ya da haftalık görevlerle ilgili ne kadar zaman harcadığını bilmek, proje yönetimi ile ilgili sıkıntıları belirlemenize ve çalışma düzeninizi geliştirmenize yardımcı olur. Proje ya da müşteri bazlı zaman çizelgeleri, ekibinizin her bir müşteri ya da projeye harcadığı toplam zamanı gösteren detaylı kayıtlardır ve bu kayıtlar faturalama amacıyla da kullanılabilir.
Zamanı etkin kullanan ve yöneten bir firma, proje bütçelerini ve bitiş tarihlerini aşmadan proje başarı oranını arttırarak başarıya daha kolay ulaşır. Başarılı sonuç ve çıktılar elde etmek için, sizin ve ekibinizin iş ve görevlere harcanan zamanı doğru şekilde tutması gerekir. Bu sebepten zaman çizelgeleri başarılı her firma için gerekli olan araçlardan biridir.
Zaman takip yazılımı, günümüz çalışma hayatında çalışılan zamanın kayıt edilmesi için en çok kullanılan yöntemlerin başında gelmektedir ve internet üzerinde çalışan bu yazılımlar, belirli bir proje ya da görevle ilgili zamanı kolayca kayıt edebilmenizi sağlar. Herhangi bir araçla zamanı takip etmek, zamanı takip etmemekten çok daha iyi olmakla birlikte, bulut tabanlı, kolay kullanımlı bir zaman takip sistemi, çalışanların kolay adapte olmasını ve ekip üyelerinizin nerede olurlarsa olsun herhangi bir cihazdan hızlıca zaman girmelerini sağlarken, zor kullanımlı eski moda bir yazılım çalışanların zaman girişi yapma motivasyonlarının kırılmasına sebep olabilmektedir.
Bulut tabanlı bir zaman takip platformunun en büyük faydalarından bir tanesi, genellikle içerisinde bir sayaç/kronometre modülü barındırmasıdır. Bu kronometre modülü, personelin üzerinde çalışmakta olduğu belirli proje yada görevle ilgili harcadığı zamanı takip etmesini ve tüm zaman takip sürecini kolaylaştırır.
Faturalama süreçlerinizi iyileştirir
Bir müşteri için harcanan faturalandırılabilir saatlerin hesaplanması, mutabık kalınması firmalar ve müşterileri arasında büyük sıkıntılara yol açabilmektedir.Bir firmanın çalışanlarının harcadığı zamanı takip etmek istemesinin en önemli sebebi, müşterilerine en doğru şekilde faturalama yapabilmesidir.
Zaman çizelgeleri, müşterilerinize projelerin rayında olduğunu ve paralarının boşa harcanmadığını söylemenin bir yoludur. Zaman çizelgeleri, onlar için yaptığınız projelerde ne kadar zaman harcandığını görmelerine ve çalıştığınız işle ilgili onlara doğru faturalama yaptığınızı bilmelerine yardımcı olur.
Ekibinizin çalışma saatlerinin kaydını tutarak, karşılığında ödeme alacağınız çalışılan saatlerin detayını ve dokümantasyonuna sahip olursunuz.
Kaynakları daha verimli kullanmanızı sağlar
Bir projedeki iş ve görevlerin tamamlanabilmesi için ne kadar zaman ya da ne kadar kaynak kullanılacağını belirlemek kolay bir süreç olmadığı için, bu proje ekibine olması gerekendan daha az ya da daha çok ekip üyesi atıyor olabilirsiniz. Zaman çizelgelerini kullanmak, bu ve benzeri kaynak sıkıntılarına çözüm getirir.
Daha önceki projelerde toplamış olduğunuz bilgi ve verilere dayanarak, sonraki projelerde kaynakları daha verimli kullanabilirsiniz. Zaman takip sürecini hayata geçirmek ekip üyelerinizin harcadığı zamanı ve işiniz için ne kadar üretken olduklarını anlamanıza yardımcı olur. Etkin kaynak kullanımı ve kaynak verimliliği gibi ana ölçümleri kolayca hesaplayarak bu ölçümlerin projelerinize olan etkilerini anlayabilirsiniz.
Proje yönetimini etkinleştirir
Proje yönetimi, proje görevlerinde harcanan zamanında dahil olduğu büyük boyutlu verinin işlenmesi ve takibini gerektirmektedir. Zaman çizelgesi araçlarının en büyük faydalarından bir tanesi, proje ekibinin hangi konuda çalıştıklarının ve çalışılan bu işlerin tamamlanıp tamamlanmadığının herhangi bir zamanda kolayca görülebilmesini sağlamalarıdır. Buna bağlı olarak, iş yükünün gerektiğinde daha az yüke sahip ekip üyelerine atanmasını kolaylaştırır.
Proje ekiplerinin zaman çizelgelerini etkin kullanmaları sonucunda:
Hangi görevlerin hala tamamlanmadığını,
Kimin hangi konuda çalıştığını ve kimin çok yoğun kimin yeterince boş zamanının olduğunu,
Hangi görevlerin geç kalacağını kolayca görebilirsiniz.
Para kazanmanıza yardımcı olur
Zaman çizelgeleri, ekibinizin tam olarak hangi konularda çalıştığını görmenize yardımcı olur. Harcanan zaman ve çıktıları kıyaslayarak hangi personelin daha etkin ve verimli çalıştığını anlamanızı sağlar. Farklı farklı işler için personel bazlı çalışılan saatlerdeki görünürlüğü sağlayarak, gerçekten kar edip etmediğinizin farkına varabilirsiniz. Bazı işlerde tahmin ettiğinizden daha fazla mı efor harcanıyor? Müşteriniz bu ekstra efordan haberdar mı? Fiyatlandırma politikanızı revize etmeniz gerekir mi? Tüm bu soruların cevabını alabilmenizin yolu, bu işlerde harcanan zamanı takip etmeniz ve bu veriyi bir zaman takibi ve raporlama yazılımı ile analiz etmenizden geçmektedir.
Teknoloji her geçen gün gelişirken, firmalar için ana ölçütlerden biri olan zaman, gitgide daha önemli bir parametre haline gelmektedir. Doğru zaman takip araçları projeleri daha iyi yönetmenize, müşterilerinize daha doğru faturalama yapmanıza ve bordro süreçlerinizi geliştirmenize yardımcı olur. Düzgün bir şekilde hayata geçirildiğinde zaman çizelgeleri, kısa zamanda ekibinizin ayrılmaz bir bileşeni haline gelir ve organizasyonunuzun başarıya ulaşmasına yardımcı olacak şekilde firmanızı tamamlar.